現(xiàn)在,我們不妨回顧一下以前的工作,在哪個象限花的時間最多?要注意的是,在劃分第一和每三象限時要特別注意,不要將緊急的事誤認為重要的事。緊急的事與重要的事之間的區(qū)別就在于這項任務是否有助于完成某個重要目標,如果答案是否定的,便應將之歸入第三象限。
華為時間管理培訓專家指出,對第三象限的收縮和對第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式,但是在第一象限與第二象限的處理上,人們卻往往不那么明智—很多人更關注于第一象限的事件,這將會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下,忙于收拾殘局和處理危機,使人精疲力竭。
華為員工張寧說:“在進華為之前和在華為的初期,我非常關注第一象限的工作任務。那時的感覺非常精糕,天天加班,而工作質(zhì)量卻仍然不盡人意。后來,我轉換了關注的方向,發(fā)現(xiàn)感覺完全改變了。因為第一象限與第二象限的任務本來就是互通的,第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且由于處理時間比較充足,最終完成的效果也就更好。”
在設定優(yōu)先級別的過程中,區(qū)分清楚緊急與重要,這一點至關重要。要謹記,緊急的任務一般不重要,而重要的任務通常不緊急。
劃分優(yōu)先事項與滯后事項
確定工作任務清單后,即可清晰地劃分出優(yōu)先事項與滯后事項,并據(jù)之進行恰當?shù)墓ぷ饕?guī)劃與適宜的處理。
確定優(yōu)先事項
緊急任務必須立即處理,這往往由外部力量決定,并受到電話鈴聲的干擾或來自管理者、同事的未預料干擾。這些任務雖然都很緊急,但從長期價值來看,通常并不重要。
對于設定優(yōu)先級別而言,最重要的是價值。重要的工作任務無論做或不做,都將存在巨大的價值;不重要的工作任務只有微弱的價值或毫無價值,那么這些工作任務做與不做都無關緊要。另外,重要的工作任務大多在短期內(nèi)可以被推遲,雖然這些任務看起來更有難度、更重要、更有價值,但它們通常并非緊急任務。
華為時間管理培訓中給出的建議是,立刻完成那些既緊急又重要的任務。規(guī)劃好自己的工作時間,然后將注意力轉移到那些重要但不緊急的任務上。當我們可以使用更多的時間來處理具有巨大價值的重要任務時,我們會更有效率,所能完成的任務更多。
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設立滯后事項
設定和研究優(yōu)先事項的同時,應設立滯后事項。滯后事項是那些稍后處理亦不會造成影響的事情。值得注意的是,若將某事設定為優(yōu)先事項,就意味著該任務要速戰(zhàn)速決,而若將某事設定為滯后事項,則意味著該任務可以予以停止。
在一次華為時間管理培訓中,培訓師傳授了這樣一種方法:“在工作開始前,你要問自己哪些事情必須停止、要中斷什么活動、要終止什么行為、要取消什么活動。”了解這些問題的答案后,也就明確了哪些活動應劃為滯后事項。
那么,如何停止這些應被滯后的工作呢?
弄清楚要停止哪些工作才能空出足夠的時間,以完成工作中最重要的事情。
在接受新的任務時,確定哪些事情不會立刻完成或需要全部取消。
若要空出足夠的時間去完成其他更重要的任務,必須決定以何種方式拖延、推遲工作清單上的某些任務,或?qū)⒃摴ぷ魑?/span>派給其他人。